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桂林航天工业学院毕业生档案管理暂行规定

2013年07月05日 00:00  点击:[]

为了进一步作好我院的就业工作,规范毕业生的档案管理,避免毕业生档案因无单位接收而发生丢失,根据教育部《关于进一步深化普通高校毕业生就业制度改革的若干问题》的精神,结合我院的实际情况,制定本规定。

第一条 毕业生的档案在毕业生离校后两周内,由院大学生就业指导服务中心组织各系部封装,根据就业方案并通过机要邮局寄发给用人单位或档案托管部门,邮寄底单(应在反面注明专业、姓名,以便学院分发)和档案回执单保留在系里。各系在毕业生离校前负责告知毕业生在按时报到后三个月后到有关部门查收档案签收情况,出现不见或丢失情况及时与系联系。

第二条 对于已签就业协议,并且单位负责解决户口的毕业生,学院将把档案并随户口一起迁至单位或单位的上级主管部门(注:行政级别低的单位无人事档案保管权)。

第三条 对于已签订就业聘用函,但因试用期原因尚未签订正式就业协议的毕业生,若要求档案在学院暂时保留一段时间,需毕业生在离校前向学院提出申请(到所在系部领取《桂林航天工业学院毕业生档案暂留申请表》),报所在系主管领导同意,并经院大学生就业指导服务中心核准后才能获取保留资格。毕业生档案保留时间最长不超过两年,时间从毕业生毕业当年的7月1日起。两年内档案保管为免费。档案免费保留期间,学院继续提供与就业相关的服务。

第四条 对于落实了就业单位,但该单位不能提供解决户口和保留档案服务的毕业生,毕业时其档案保存有以下几种选择:第一种,由相关人才交流中心实行有偿代管,具体服务事项及管理办法见此机构的有关规定;第二种,寄回毕业生入学前生源所在地毕业生就业主管部门;第三种,符合上述“第三条”中特殊情况的毕业生,可按操作步骤申请将保留在学院,时间为两年。对于主动不就业的毕业生,学院不提供此项服务,其档案的保存只有“第一种”、“第二种”两种选择。

第五条 获准暂存的毕业生档案,应与其档案保留申请表一起保存在毕业生所在系。所在系要派专人负责,对获准保留的毕业生档案进行登记造册,及时作好档案保留、寄出的记录工作以便为调档、查调时提供依据。

第六条 每年寄发应届毕业生档案时,各系要清理往届毕业生暂存档案,对已经到期的档案,要及时以机密要件的形式按毕业生原报到单位寄出,并尽量通知毕业生本人,并作好记录与档案回执工作。

第七条 毕业生毕业后两年内可以改派。改派时,其档案视具体情况调档。

第八条 本规定从2012年9月1日起执行,解释权属于校大学生就业指导服务中心。

注:人才交流中心可以是学生入学前户口所在地的人才交流中心,也可以是桂林市的人才交流中心、工作单位所在地的人才交流中心。

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